Wie mit den Sorgen der Mitarbeiter umgehen?

Kontaktverbot, Ausgangssperren, befristete Schließungen von Niederlassungen und Unternehmen, Home Office und Kinderbetreuung – Herausforderungen, die uns alle treffen. Daraus können Umsatzeinbrüche, Kurzarbeit, Werksschließungen oder Entlassungen entstehen.

Wenn Unternehmen in die Krise rutschen, geraten Mitarbeiter oft ins Visier von Kostenreduktionen. Schnell fühlen sich daher Betroffene bedroht, sind aufgebracht oder verängstigt.

Ob Stellenabbau oder Führungskrise – wenn es im Unternehmen nicht rund läuft oder ein schwieriger Veränderungsprozess ansteht, ist es nicht verwunderlich, dass Mitarbeiter aufgebracht sind und ihren Arbeitsplatz bedroht sehen.

Fachliche und emotionale Ebenen der Betroffenheit

Es sollten bei einer Krisenkommunikation zwei Ebenen der Betroffenheit beachtet werden. Zuerst geht es um die fachliche Ebene. Auf dieser Ebene müssen die Hintergründe der Entscheidung klar, verständlich und faktenbasiert so kommuniziert werden, dass die Betroffenen die Logik der Entscheidung verstehen. Die Betroffenen müssen in die Lage versetzt werden, sachlich einem Dritten die aktuelle Lage zu erklären.

Die zweite Ebene ist die emotionale Ebene. Verantwortungsvoll ist es, persönlich die Situation sachlich klar, ehrlich und schnörkellos darzustellen. Es muss den Verantwortlichen bewusst sein, dass betroffene Mitarbeiter eine solche Unternehmensentscheidung nicht sofort annehmen und heftige Kritik äußern. Als Entscheider muss man auch mal ein Pfeifkonzert über sich ergehen lassen.

Es kommt auf die Wortwahl an. Verharmlosende Begriffe wie „Personal abbauen“ fördern nur den Unmut der Betroffenen, sie werden letztlich „entlassen“, und dann sollte man das auch so benennen. Auf keinen Fall dürfen daher Entscheider verschleiern, verharmlosen oder die Wahrheit scheibchenweise verkünden oder eine Entscheidung auf Dritte (z.B. einen Vorstand oder Mutterkonzern) schieben.

Entscheider und Führungskräfte die Ihre Rolle nicht verstehen verstecken sich häufig nach unliebsamen Entscheidungen. Dabei ist die eigene Haltung hinter der Kommunikation sehr wichtig. Glaubwürdigkeit zählt! Fehlt sie, werden auch nicht betroffene Mitarbeiter demotiviert. Ein Kommunikationskonzept, das auch Führungskräfte einbindet, kann hier helfen.

Entscheidungen schnell kommunizieren

In Zeiten der Digitalisierung und den Sozialen Medien ist die Schnelligkeit bei der Kommunikation in solchen Situationen unabdingbar. Heute muss innerhalb von Stunden nach der Entscheidung kommuniziert werden und ein abgestimmter Sprachgebrauch vorliegen.

Die Führungskräfte sind unbedingt vorab zu informieren und der Sprachgebrauch ist abzustimmen, bevor Gerüchte die Runde durch die Organisation machen. Führungskräfte die Ihre Rolle verstehen, zeichnen sich dadurch aus, dass sie durchgängig Klartext reden und auch die bitteren Wahrheiten nicht verschweigen. Sie begründen Entscheidungen, legen Hintergründe offen und erklären das Warum.

Kommunikationsstufen

Das Allerwichtigste ist es, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu sein, und ihnen zuzuhören. Das ist einfach ausgesprochen, verlangt aber sehr viel Standing der Führungskraft. Raum geben für Emotionen wie Wut, Trauer, Angst und Enttäuschung ist nicht einfach und kann belastend sein. Als Führungskraft authentisch sein, ist das Gebot der Stunde.

Foren für den Dialog untereinander sind hilfreich (z.B. Workshops oder Townhall-Meeting). Bei dem Zusammenkommen von Führungskraft und Mitarbeiter hat sich ein dreistufiges Kommunikationsmodell bewährt:

• Beschreiben, wie sie den Beschäftigten aktuell wahrnehmen
• Schildern, wie das Verhalten des Beschäftigten wirkt
• Wünsche an den Mitarbeiter in Bezug auf die aktuelle Situation formulieren

Was können Personalmanager in Krisenzeiten konkret tun?

HR sollte Führungskräfte coachen und unterstützen und befähigen auf die Mitarbeiter zuzugehen, ihnen zuhören, Perspektiven zu öffnen und sie mit klaren Aussagen auf der persönlichen Ebene abzuholen.

Grundsätzlich gilt:

• Unterschiedliche Charaktere im Unternehmen durch die Vorgesetzten unterschiedlich ansprechen
• Emotionen zulassen
• Sorgen und Befürchtungen ernst nehmen
• Sachlich informieren
• Nichts versprechen, was man nicht halten kann
• Wenn möglich – Perspektiven aufzeigen

Beschäftigte können mit einem klaren „Nein“ besser umgehen als ein halbherziges „Jein“. Die eigenen Aussagen sollten sich auch noch Monate später messen lassen können.

Mit Behörden, Landräten und Verbänden sowie anderen Unternehmen sollten Perspektiven für die betroffenen Beschäftigte erarbeitet werden. Idealerweise können sich dadurch neue Perspektiven ergeben.

Nutzen Sie Ihre Betriebsräte. Die kennen Ihre Belegschaft und haben oft einen anderen Zugang. Gerade in Einzelgesprächen kann das eine gute Ergänzung sein.